Osobní údaje - GDPR

CIC zpracovává osobní údaje klientů a zájemců o služby CIC v souladu s požadavky Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů neboli GDPR). CIC je správcem osobních údajů.

1. Sociální služby

Služba odborné sociální poradenství a sociálně aktivizační služba jsou poskytovány klientům anonymně anebo se zaznamenáním jejich osobních údajů. Zpracovávány jsou vždy jen údaje, které jsou nezbytné k poskytnutí sociální služby dle individuální situace klienta. Klienti mohou zůstat v anonymitě nebo poskytnout neúplné údaje, CIC nekontroluje pravdivost poskytnutých údajů. Osobní údaje jsou potřebné v těchto případech:

Práce s dokumentací klienta = tvorba dokumentu, písemnosti, která obsahuje osobní údaje klienta (dopis, životopis, odvolání, žádost…) a zůstává v PC systému;
Služba na žádost klienta jedná s institucí nebo jinou třetí stranou;
Údaj o právním postavení klienta vůči institucím ČR z důvodu poradenské spolupráce;
Potřeba uchovat kontaktní údaje na klienta kvůli domluvené poradenské spolupráci.

Právní důvod zpracování osobních údajů klientů sociálních služeb je na základě plnění ústní smlouvy o poskytování sociální služby a na základě oprávněného zájmu poskytovatele (vykazování statistik indikátorů sociální služby z důvodu plnění pověření k poskytování sociální služby a regionálních dotací). Rozsah zpracovávaných osobních údajů je následující:

Zájemci o poskytnutí služby, klienti kontaktující službu telefonicky/e-mailem, a klienti konzultující osobně, jejichž problém nevyžaduje poskytnutí osobních údajů: zpracováváme 1) údaj o obci (okrese, kraji) bydliště klienta, typ pobytu – právním důvodem je oprávněný zájem poskytovatele (výkaznictví služby) 2) v případě poskytnutí e-mailové adresy je zpracovávána část e-mailové adresy před zavináčem (údaj je neúplný, ale umožňující kontinuitu kontaktu, právním důvodem je plnění smlouvy o poskytnutí sociální služby). V případě obdržení osobních údajů zájemce před poskytnutím sociální služby je právním důvodem provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy o poskytnutí sociální služby na žádost subjektu údajů.

Klienti, jejichž problematika vyžaduje poskytnutí osobních údajů: zpracováváme údaje příjmení a jméno, telefonní číslo, e-mail, typ povolení k pobytu klienta – právním důvodem je plnění smlouvy o poskytnutí sociální služby. Údaj obec/okres/kraj bydliště klienta, země původu klienta – právním důvodem je oprávněný zájem poskytovatele. (výkaznictví služby). Podle individuální situace klienta mohou být zpracovávány další údaje nezbytné k řešení jeho sociální situace, např: adresa, datum narození, údaj o zdravotní pojišťovně, o zaměstnavateli, rodné číslo, jméno a datum narození nezletilých dětí klienta a další, právním důvodem je plnění smlouvy o poskytnutí sociální služby.

Služba Perspektiva vždy zpracovává osobní údaje klientů (uzavřena písemná smlouva). Zpracováváme údaje: příjmení a jméno, adresa, telefonní číslo, e-mail, typ povolení k pobytu klienta (ukazatel možnosti vstupu na trh práce) – právním důvodem je plnění smlouvy o poskytnutí sociální služby.

Pokud klient jedné sociální služby CIC začne využívat jinou sociální službu CIC, pracovník nové sociální služby projedná s klientem potřebu zpracování osobních údajů podle vnitřních pravidel této služby.

2. Informace o zpracování osobních údajů klientů sociálních služeb CIC

Osobní údaje jsou zpracovávány pouze po nezbytnou dobu, která je pro poskytnutí sociální služby 3 roky po ukončení kontaktu se sociální službou CIC. Po uplynutí 3 let jsou záznamy o službě a dokumenty obsahující osobní údaje klienta archivovány po dobu 10 let. Postupy zpracování, uchování a likvidace osobních údajů stanoví Provozní řád CIC.

CIC při zpracování osobních údajů užívá vlastní nástroje pro evidenci osobních údajů klientů (elektronické databáze osobních údajů s individualizovaným oprávněním pracovníků a s ochranou hesly, uzamčené fyzické archivy osobních údajů). Zpracovávané osobní údaje jsou chráněny proti ztrátě, odcizení a zneužití.

Klient předává osobní údaje na formuláři Souhlas s poskytnutím osobních údajů. CIC nevyžaduje od klienta předat kopie jeho dokumentů. CIC může převzít kopie dokumentů, pokud si to klient přeje a jsou nutně potřebné pro spolupráci. V případě dokumentů s citlivými osobními údaji je klient upozorněn, že jde o citlivé údaje, a dotázán, zda si předání těchto dokumentů opravdu přeje.

Klient, který nepředal CIC své osobní údaje, je v databázi veden jako „anonym“.

Dokumenty s osobními údaji, které pošle klient pracovníku e-mailem a jsou potřebné pro sociální službu, ponechává pracovník pouze ve vlastním Outlook profilu, případně budou uloženy v elektronické složce osobní dokumentace. Dokumenty obsahující osobní údaje jiné osoby než klienta sociální služby CIC nebudou uchovány.

K osobním údajům klientů mají přístup pouze zaměstnanci CIC, kteří jsou vázáni mlčenlivostí. Mlčenlivost zaměstnanců je platná i po ukončení jejich zaměstnání v CIC. Bez souhlasu osoby nejsou předány žádné osobní údaje třetí straně. Výjimkou je zákonná povinnost ohlašování vybraných trestných činů.

3. Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů:

Máte právo na přístup k Vašim osobním údajům, tzn. můžete nahlédnout do databáze a do písemné složky se záznamy o Vaší osobě.

Máte právo na opravu nebo vymazání osobních údajů, popřípadě omezení zpracování. Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, případně uplatnit právo na přenositelnost údajů a další práva podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Pokud jsou Vaše osobní údaje zpracovávány na základě Vašeho výslovného souhlasu, máte právo vzít tento souhlas kdykoli zpět.

Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, na jehož základě by byly činěny úkony, které by zasahovaly do Vašich práv či oprávněných zájmů.

Svá práva a požadavky uplatňujte u statutárního zástupce CIC: Pernerova 10/32, Praha 8, Kontakty. Vaše požadavky budou řádně posouzeny a vypořádány v souladu s příslušnými ustanoveními obecného nařízení GDPR. Pokud nebudete souhlasit s vypořádáním Vašich požadavků a žádostí, můžete podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk.Sochora 727/27, 170 00 Praha 7.

4. Zpracování osobních údajů v jiných činnostech CIC

Právním důvodem zpracování osobních údajů osob při realizaci dalších činností CIC je:

Plnění sjednané smlouvy;
Zpracování na základě uděleného souhlasu osoby se zpracováním osobních údajů;
Oprávněný zájem poskytovatele (výkaznictví - evidence aktivit v zájmu řádného prokazování užití prostředků z veřejných zdrojů. Dále informování klientů sociálních služeb CIC, u nichž kvalifikovaně předpokládáme zájem o jiné aktivity CIC).

Doba uchovávání je stanovena na 10 let (déle v případě požadavků akreditace či donátora). Dobu zpracování, uchování a likvidaci osobních údajů stanoví Provozní řád CIC.

Kurzy češtiny jako cizího jazyka: zpracovávané osobní údaje jsou jméno, příjmení, adresa, kontaktní údaje (e-mail, telefon). Právním důvodem zpracování je plnění sjednané smlouvy, oprávněný zájem poskytovatele.

Kurzy dalšího vzdělávání lektorů, učitelů češtiny jako cizího jazyka, úředníků veřejné správy: zpracovávané osobní údaje jsou jméno, příjmení, adresa, kontaktní údaje (e-mail, telefon) a v případě vystavení certifikátu o vzdělávací aktivitě datum a místo narození či rodné číslo (dle požadavků akreditace). Právním důvodem zpracování je plnění sjednané smlouvy, oprávněný zájem poskytovatele.

Mentoringové programy: právním důvodem zpracování je plnění sjednané smlouvy. Zpracovávané osobní údaje u zájemců o mentoring jsou jméno a příjmení, adresa, e-mail, telefon; dále dobrovolně: pohlaví, věk, rodina, zdravotní omezení, jak dlouho jsou v ČR, úroveň ČJ, jestli absolvoval kurz ČJ, komunikující jazyk, zaměstnání v zemi původu, jaké máte v ČR plány, pracující či studující, zájmy a koníčky, potřeby - zakázka, preference ohledně spolupráce s dobrovolníkem.

Zpracovávané údaje u zájemců o dobrovolnictví jsou jméno a příjmení, adresa, e-mail, telefon; dále dobrovolně: pohlaví, věk, rodina, zdravotní omezení, jazykové znalosti, zaměstnání či studium, zájmy a koníčky, preference ohledně spolupráce s klientem.

Otevřené aktivity pro veřejnost: zpracovávané osobní údaje jsou jméno, příjmení, e-mail. Právním důvodem zpracování je udělený souhlas se zpracováním osobních údajů, oprávněný zájem poskytovatele.

Projektové aktivity (Velux, ESF, atd.): zpracovávání a ukládání osobních údajů se řídí požadavky konkrétního projektu a donátora.

Informování o aktivitách CIC: E-maily s informacemi o aktivitách CIC rozesíláme na základě uděleného souhlasu, anebo na základě našeho oprávněného zájmu (zasílání klientům jiných služeb či aktivit CIC). Odběr těchto e-mailů lze ukončit negativní odpovědí na takový e-mail, případně odmítnutím zasílání takových e-mailů/ informací od CIC na Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам необхідно увімкнути JavaScript, щоб побачити її..

Pořizování foto nebo video záznamů jednotlivců (ne hromadné skupinové záznamy) pro účely propagace, nebo výstupy např. projektových aktivit vyžadujeme písemný souhlas s pořízením a uveřejněním fotografií před snímáním. Účastníci, kteří vyjádří nesouhlas s foto/video záznamy, nejsou snímáni. Právním důvodem zpracování vizuální podoby osoby je vždy udělený souhlas osoby, spolu s podobou nejsou uveřejněna jména ani jiné identifikační údaje.